Cada día que pasa es más común e inevitable escuchar o hacer uso de algún tipo de tecnología, que va desde lo más elemental que es un electrodoméstico hasta una computadora o un celular que ya invade todo hogar y oficina en el mundo.
El uso y aprovechamiento de este avance ha sido para algunos algo «drástico», «dificil», pero también a sido para otros, «algo natural» si se entiende como un hecho generacional en el cual es mejor ser parte y aprender, que tratar de ignorar y no aceptar, ya que de eso depende literalmente nuestra supervivencia y crecimiento tanto en lo personal, lo familiar, lo profesional y en lo empresarial.
¿Porque debería interesarme en tecnología si me funciona lo que hago hoy?
Es un hecho que en generaciones pasadas siempre se han podido superar retos y lograr objetivos sin nada de lo que hoy tenemos y nos siguen funcionando los procesos y metodologías sin duda, pero, realmente es lo mejor?, es decir, si cuestionamos temas de «eficiencia», «tiempos de respuesta», «optimización de recursos», «alcances» entre otros puntos es donde podremos ver las diferencias que se alcanzan al hacer uso de nuevas tecnologías, por nombrar un ejemplo simple, en una tienda de abarrotes de los 70 u 80 el uso de sumadoras o cajas registradoras era una tecnología muy útil con la que podíamos hacer un conteo de salidas de manera efectiva en poco tiempo gastando solo en papel, rollos y electricidad en algunos casos, con lo cual podíamos decir que no necesitabamos más, sin embargo deja la pregunta, ¿Es del todo cierto este razonamiento? ¿Realmente es todo lo que necesito?, bueno, pongamos unos puntos sobre la mesa y comenzaremos a ampliar nuestra visión del porque es positivo invertir en tecnología.
Pongamos un ejemplo común que es el «Control sobre robo hormiga»; Este punto ha hecho que muchos negocios cierren, el uso de registradoras aparentemente nos permite llevar un control «impreso» de salidas de producto (hablando del ejemplo de la tienda de abarrotes) pero si lo analizamos resulta muy poco eficiente al momento de detectar un «robo» ya que implica comparar los totales de las tiras de papel, hacer un conteo de efectivo de la caja o cajas y por último se requiere hacer un conteo de inventarios físicos, que aunque al finál seguramente darán la pauta de un «faltante», casi siempre cuando se llega al final es ya demasiado tarde, y se complica si no estamos ahi, que tal si solo esperamos el reporte de un empleado «de confianza» para darnos información una vez al día. En cambio si tomamos en cuenta que las nuevas tecnologías en puntos de venta nos permiten llevar un conteo «cruzado» de información en el cual cada salida por venta o reparto se cuantifica al momento en un registro que afecta un inventario, y así mismo cada ingreso de producto que alimenta a este, se cuantifica y registra a través de un documento (factura, ingreso u otro) al momento en tiempo real, hace posible saber literalmente conocer cuanto producto hemos vendido a través de mostrador o pedidos, la cantidad en dinero (efectivo, tarjetas u otro) que debemos tener en caja, cuanto producto pudimos perder en mermas y cuanto gastamos en compras a proveedores y por lo tanto, cuanto representan las pérdidas por robos de este tipo, y con toda esta información en tiempo real es posible tomar decisiones prontas e irrefutables en poco tiempo para corregir y mejorar, y si a esto le agregamos la posibilidad de que todo este análisis es posible ahora hacerlo desde un equipo remoto en la palma de nuestra mano cobra un nuevo sentido en lo que respecta a supervisión y estados de resultados que antes nos tomaba mucho tiempo obtener.
Así como el punto anterior tenemos otros que nos hacen pensar en continuar con los procesos convencionales o pensar en «hacer cambios» tales como llevar un buen control de gastos, ahorrar tiempo en la solicitud y control de compras, mejorar la atención al cliente haciendo más eficientes nuestros procesos o tener el control de las ventas de más de una ubicación al momento desde cualquier lugar.
Muchas de las hoy grandes empresas comenzaron con estas deficiencias, y su diferenciador a sido la inversión en sistemas que les permiten obtener y analizar su propia información para poder tomar mejores decisiones en menos tiempo, logrando optimizar y reducir costos, adelantarse a su competencia, mejorar su calidad, dar un mejor servicio a los clientes o todos los anteriores.
Nuevas tecnologías a nuestro alcance
La instalación e implementación de tecnologías de la información hasta hace unos años era realmente privilegiada, sólo pocas empresas o negocios tenían la capacidad económica para poder contar con estas herramientas que requerían de inversiones importantes en equipo, personal, instalaciones entre otras. Hoy eso también a quedado en el pasado.
El avance sin presedentes de los sistemas de conexion de redes es cada vez más extensa y poderosa, hoy en día se cuenta con conexiones terrestres y satelitales en cualquier región del planeta fomentando y fortaleciendo todo lo relacionado con el intercambio de productos y servicios, y es aqui donde se volvió interesante, ya que tal demanda y oferta han provocado una muy importante baja en los costos que hoy nos permiten tener comunicaciones globales a través de internet en cada hogar y teléfono en el mundo a velocidades hasta hace unos años era impensable tener o era incosteable.
¿Cómo me beneficia esta tecnología?
El acceso y la manera en la que hoy podemos tanto obtener como compartir información, es algo que se ha vuelto tan valioso como el oro mismo, ya que si tomamos en cuenta que hoy es posible comunicarnos, enviar y compartir información con cualquier persona al otro lado del mundo es lógico pensar, que tambien podamos capacitar, ofrecer productos y servicios por este medio, con la diferencia que esta información podrá ser almacenada, ordenada, analizada y explotada por nosotros mismos con apoyo de herramientas a nuestro alcance para tomar decisiones cada vez más rápidas y acertadas.
¿Que tipo de sistemas necesito para sacar provecho a la información?
Hablando en temas de negocios en general, todas tienen procesos y necesidades comunes, no importando el tamaño o giro del mismo, tales como, el control de ventas, inventario en almacén, inventario en tienda, caducidades, control de gastos, compras, envíos, nóminas, entre otros, puntos que muchos sistemas en el mercado ofrecen, pero la diferencia entre un buen sistema administrativo y uno excelente se basa en su capacidad para cruzar y procesar la información que recibe, asi como la cantidad de funcionalidades que cubran la mayor cantidad de áreas posibles de manera integral.
De inicio, los nuevos y más poderosos sistemas en el mercado están hoy trabajando en «la nube«, que básicamente son sistemas que están alojados en servidores de alta capacidad y alta demanda conectados a Intenet que trabajan 24 horas los 365 días del año, cambiando ya el tradicional uso de software instaldo localmente en nuestros equipos, lo cual de inicio representa tres grandes beneficios, el primero, es un gran ahorro en infraestructura y mantenimiento, no necesitaremos adquirir equipo sofisticado ni realizar instalaciones especializadas, ni contratar a personal técnico, la segunda es que estará disponible todos los días del año, podemos tener nuestro negocio permanentemente abierto y la tercera es que estará disponible en cualquier parte donde tengamos una conexión a internet brindando movilidad y la capacidad de estar al tanto de toda la operación de un punto o varios de manera centralizada.
Los costos también bajan considerablemente, considerando que las empresas de software ahora ya no tienen que invertir en procesos de manufactura de discos, cajas, logística, transporte y empleados para hacer llegar sus programas al usuario final a través de tiendas físicas, ahora pueden ser descargados o simplemente accedidos en modo de servicio «SaaS» (Software as a Service), haciendo que el valor de todo lo anterior no este representado en el costo final del producto obteniendo mejores opciones en precio.
Funcionalidad. Este punto es muy importante, ya que como se explicó anteriormente, un excelente sistema administrativo debe tener la capacidad de poder centralizar la información a partir de varias fuentes que cubran la operación del negocio, para ser ordenada, analizada y traducida en datos que nos permitan tomar mejores decisiones, en menos tiempo, y es aqui donde los sistemas de planeación y administración de recursos «ERP» son mucho más funcionales y productivos ya que tienen la capacidad de procesar y cruzar grandes cantidades de información de diversos módulos para devolvernos resultados que no podríamos ver si tuvieramos la información desde fuentes separadas, donde por ejemplo, si tenemos un punto de venta local que nos arroja un corte y aparte tenemos un control de compras e inventarios y aparte un sistema contable tendremos que esperar los resultados de los tres por separado para poder llegar a un estado de resultados, mientras que si contamos con los tres de manera centralizada obtendríamos este dato prácticamnente de inmediato y con esta información en menor tiempo podríamos mejorar las decisiones de compra y distribución de la siguiente semana y no del mes siguiente.
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Muchos sistemas hoy se limitan al control de ventas (Puntos de Venta e Inventarios) limitando considerablemente no solo la funcionalidad del sistema como tal, sino tambien afecta la capacidad de crecimiento del negocio que lo adquiere, ya que deja puntos ciegos que deberán ser cubiertos con herramientas externas, que si bien ayudarán, no podrán comunicarse entre sí a menos que se invierta en ello causando gastos extras a corto o mediano plazo, o en el peor de los casos grandes pérdidas a largo plazo sin que de inicio sea perceptible.
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