Consejos para PYMES

Cada día que pasa es más común e inevitable escuchar o hacer uso de algún tipo de tecnología, que va desde lo más elemental que es un electrodoméstico hasta una computadora o un celular que ya invade todo hogar y oficina en el mundo. El uso y aprovechamiento de este avance ha sido para algunos algo «drástico», «dificil», pero también a sido para otros, «algo natural» si se entiende como un hecho generacional en el cual es mejor ser parte y aprender, que tratar de ignorar y no aceptar, ya que de eso depende literalmente nuestra supervivencia y crecimiento tanto en lo personal, lo familiar, lo profesional y en lo empresarial. ¿Porque debería interesarme en tecnología si me funciona lo que hago hoy? Es un hecho que en generaciones pasadas siempre se han podido superar retos y lograr objetivos sin nada de lo que hoy tenemos y nos siguen funcionando los procesos y metodologías sin duda, pero, realmente es lo mejor?, es decir, si cuestionamos temas de «eficiencia», «tiempos de respuesta», «optimización de recursos», «alcances» entre otros puntos es donde podremos ver las diferencias que se alcanzan al hacer uso de nuevas tecnologías, por nombrar un ejemplo simple, en una tienda de abarrotes de los 70 u 80 el uso de sumadoras o cajas registradoras era una tecnología muy útil con la que podíamos hacer un conteo de salidas de manera efectiva en poco tiempo gastando solo en papel, rollos y electricidad en algunos casos, con lo cual podíamos decir que no necesitabamos más, sin embargo deja la pregunta, ¿Es del todo cierto este razonamiento? ¿Realmente es todo lo que necesito?, bueno, pongamos unos puntos sobre la mesa y comenzaremos a ampliar nuestra visión del porque es positivo invertir en tecnología. Pongamos un ejemplo común que es el «Control sobre robo hormiga»; Este punto ha hecho que muchos negocios cierren, el uso de registradoras aparentemente nos permite llevar un control «impreso» de salidas de producto (hablando del ejemplo de la tienda de abarrotes) pero si lo analizamos resulta muy poco eficiente al momento de detectar un «robo» ya que implica comparar los totales de las tiras de papel, hacer un conteo de efectivo de la caja o cajas y por último se requiere hacer un conteo de inventarios físicos, que aunque al finál seguramente darán la pauta de un «faltante», casi siempre cuando se llega al final es ya demasiado tarde, y se complica si no estamos ahi, que tal si solo esperamos el reporte de un empleado «de confianza» para darnos información una vez al día. En cambio si tomamos en cuenta que las nuevas tecnologías en puntos de venta nos permiten llevar un conteo «cruzado» de información en el cual cada salida por venta o reparto se cuantifica al momento en un registro que afecta un inventario, y así mismo cada ingreso de producto que alimenta a este, se cuantifica y registra a través de un documento (factura, ingreso u otro) al momento en tiempo real, hace posible saber literalmente conocer cuanto producto hemos vendido a través de mostrador o pedidos, la cantidad en dinero (efectivo, tarjetas u otro) que debemos tener en caja, cuanto producto pudimos perder en mermas y cuanto gastamos en compras a proveedores y por lo tanto, cuanto representan las pérdidas por robos de este tipo, y con toda esta información en tiempo real es posible tomar decisiones prontas e irrefutables en poco tiempo para corregir y mejorar, y si a esto le agregamos la posibilidad de que todo este análisis es posible ahora hacerlo desde un equipo remoto en la palma de nuestra mano cobra un nuevo sentido en lo que respecta a supervisión y estados de resultados que antes nos tomaba mucho tiempo obtener. Así como el punto anterior tenemos otros que nos hacen pensar en continuar con los procesos convencionales o pensar en «hacer cambios» tales como llevar un buen control de gastos, ahorrar tiempo en la solicitud y control de compras, mejorar la atención al cliente haciendo más eficientes nuestros procesos o tener el control de las ventas de más de una ubicación al momento desde cualquier lugar. Muchas de las hoy grandes empresas comenzaron con estas deficiencias, y su diferenciador a sido la inversión en sistemas que les permiten obtener y analizar su propia información para poder tomar mejores decisiones en menos tiempo, logrando optimizar y reducir costos, adelantarse a su competencia, mejorar su calidad, dar un mejor servicio a los clientes o todos los anteriores. Nuevas tecnologías a nuestro alcance La instalación e implementación de tecnologías de la información hasta hace unos años era realmente privilegiada, sólo pocas empresas o negocios tenían la capacidad económica para poder contar con estas herramientas que requerían de inversiones importantes en equipo, personal, instalaciones entre otras. Hoy eso también a quedado en el pasado. El avance sin presedentes de los sistemas de conexion de redes es cada vez más extensa y poderosa, hoy en día se cuenta con conexiones terrestres y satelitales en cualquier región del planeta fomentando y fortaleciendo todo lo relacionado con el intercambio de productos y servicios, y es aqui donde se volvió interesante, ya que tal demanda y oferta han provocado una muy importante baja en los costos que hoy nos permiten tener comunicaciones globales a través de internet en cada hogar y teléfono en el mundo a velocidades hasta hace unos años era impensable tener o era incosteable. ¿Cómo me beneficia esta tecnología? El acceso y la manera en la que hoy podemos tanto obtener como compartir información, es algo que se ha vuelto tan valioso como el oro mismo, ya que si tomamos en cuenta que hoy es posible comunicarnos, enviar y compartir información con cualquier persona al otro lado del mundo es lógico pensar, que tambien podamos capacitar, ofrecer productos y servicios por este medio, con la diferencia que esta información podrá ser almacenada, ordenada, analizada y explotada por nosotros mismos con apoyo de herramientas a nuestro alcance para tomar decisiones cada vez más