Consejos de un experto en Software POS

Elige tu software punto venta sin posteriores arrepentimientos, y sin temor a equivocarte

Habiendo tanta oferta en el mercado de Puntos de venta (POS) para mostradores, cuando el empresario requiere uno, se torna indeciso en su elección, Mercado libre, Amazon, y todos los proveedores de tecnología así como las empresas fabricantes de software, dicen ser “el mejor POS del mercado”, y aunque seguramente son buenos la mayoría, no todos le funcionan adecuadamente a todas las empresas, así que, con 40 años de trabajar con los empresarios de la PYME, aquí les brindo algunos consejos que seguramente le servirán para elegir su Software-POS idóneo:

1. Que la empresa fabricante del software POS sea estable, que tenga experiencia comprobada. Es importante mencionar que cuando hablo de un “POS” no se trata de un software que SOLO VENDA y haga tickets, no, eso no es recomendable bajo ninguna circunstancia, cuando hablo de un POS me refiero a los que ya tienen funcionalidades administrativas completas, es decir, abarca:

• Proveedores, compras, cuentas por pagar
• Clientes, crédito, cobranza
• Ventas de mostrador, mayoreo, emisión de tickets y facturas electrónicas
• Cortes de caja y reportes de ventas
• Control de almacenes e inventarios
• Reportes de Kardex y estadísticos

Antes se le conocía como MÓDULO O SISTEMA ADMINISTRATIVO, pero a medida que los POS se fueron ampliando fueron fundiéndose en uno y ahora el empresario suele llamarle POS, aunque se trata de un sistema ADMINISTRATIVO COMPLETO.

Bajo ninguna circunstancia le sugiero contratar a un ingeniero que le haga uno desde cero, “sencillito” y a bajo costo, por más bajo costo que tenga, no tardará menos de un año en hacerlo, y si le cobra $10,000 mensuales de salario, el POS le costará $120,000, cuando un POS comercial le cuesta desde $200 pesos mensuales por usuario, y hay algunos buenos POS que le cuestan $10,000 comprados en forma vitalicia para varios usuarios; Ah, y si alguien le dice que se lo hace en tres meses o menos… dúdelo, un buen software no se hace en tres meses.

2. POS con Especialidad. Como dije, hay muchos POS en el mercado, pero por buenos que sean, no le servirán si usted tiene un GIRO ESPECIALIZADO, aquí menciono solo dos ejemplos para que vea porqué es importante la ESPECIALIDAD a la hora de elegir su POS:

Refaccionaria: Busque un POS que maneje la especialidad, clasificadores como: Marca, modelo, año, sistema, ya que le facilitará la venta en mostradores, no tendrá que recurrir a los viejos catálogos de autos, motos, o aparatos electrodomésticos para buscar refacciones específicas, cuando un cliente llega al mostrador comúnmente le dice: dame una rótula para marca Ford modelo topaz año 1998 sistema de suspensión, bastará teclear esas características para que el sistema te encuentre, en un segundo el producto. Es mucho más fácil, ¿no?

Farmacias: Busque un POS que maneje: Marca, laboratorio, mayorista, principio activo, lote, fecha de caducidad, seguimiento a productos controlados (antibióticos, psicotrópicos), informes a la COFEPRIS. Si no maneja estos conceptos, seguramente usted

terminará adaptándose para amortizar la inversión que ya hizo en detrimento de su operatividad y eficiencia, si, una mala elección suele costar muy caro en todos aspectos, incluso, tal vez sea mejor perder la inversión hecha y cambiarlo, sale más barato.

3. Capacidad de escalamiento. Este punto es muy importante, imagínese que adquiere su POS con una empresa estable, imagínese que lo compra con la ESPECIALIDAD que usted necesita, ¡qué maravilla!, esto significa que usted atenderá muy bien a sus clientes, controlará muy bien su negocio y… ¡CRECERÁ!, y si crece, ¿el POS que eligió está listo para crecer con usted?, o usted tendrá que cambiar a un software más robusto, con más funcionalidades, con mayores controles, con más áreas de su negocio integradas a su MISMO SISTEMA, por ejemplo, contabilidad, gastos, bancos, CRM, e-commerce, venta en ruta, nóminas. Si su POS le funciona muy bien, pero es solo un POS… en algún momento tendrá que hacer lo siguiente:

• Cambiarlo por una tecnología más adecuada a su negocio, su crecimiento y sus aspiraciones, escalar a tecnología del tipo ERP (sistemas empresariales integrados)

• Comprar otros módulos, de otras marcas, y con personal propio integrar la información a través de hojas de cálculo, contadores, recapturas, para poder obtener información integrada para toma de decisiones.

En cualquiera de los dos casos le espera un arduo trabajo y … empezar otra vez. Esto puede evitarse, evaluando la capacidad de crecimiento, la escalabilidad a futuro, del POS que va a adquirir.

4. Costo-Beneficio. Si bien es muy importante, éste parámetro pasa a segundo término cuando se trata de una buena elección para su negocio, créame, elegir un excelente POS no se trata de dinero, entre un POS malo, otro regular y otro muy bueno, hay poca diferencia económica, la razón es muy simple, todas las empresas de software compiten en el mismo mercado, y la mayoría de empresarios NO SON EXPERTOS, así que eligen por precio, este simple hecho hace que los precios entre POS regulares, buenos y extraordinarios, sean bastante parecidos, claro, los que venden más… son los más económicos, por la falta de experiencia en sistemas, para los empresarios suele ser el factor de mayor peso, aunque a la larga, el empresario gastará mucho más inevitablemente.

5. Calidad de procesos y buenas prácticas comerciales. Este punto no ocupa el 5to lugar en importancia, es igual de importante que los anteriores, y es que, si adquiere un sistema o POS que simplemente “Registre sus operaciones adecuadamente”, es decir, registre “bien” sus proveedores, clientes, almacenes, productos, precios, sus compras y sus ventas, pues solo obtendrá un sistema eficiente de “REGISTRO”, no la sistematización de la CALIDAD de sus procesos, y mucho menos estándares de buenas prácticas comerciales que le ayuden a controlar su empresa y aumentar el índice de satisfacción del cliente…, el 80% de los POS que hay en el mercado cumplen muy bien su función de registro, su información cuadra y checa, cumple con la función MÍNIMA, pero hablar de una real

6. sistematización es mucho más que eso, para que se me entienda le voy a hablar aquí SOLO

7. DE UN PROCESO, EL PROCESO DE COMPRA, les diré como lo hace un sistema de registro y cómo lo hace un sistema con calidad de procesos, para que me entienda más fácilmente.

Sistema de “REGISTRO” o administrativo-POS básico.

• Se “registra” un proveedor con sus datos tradicionales para poderle comprar
• Cuando llega la factura, “se registra”, si es a crédito generará una cuenta por pagar
• Se crea un movimiento de entrada que afecta e incrementa el inventario de los productos que llegan (se afecta el Kardex de entradas y salidas)
• Afecta y recalcula el costo promedio o el tipo de costeo que haya definido, para asignarle un costo contable correcto a cada venta y posteriormente sea sencillo calcular la utilidad bruta para darle el informe
• Pone disponible el nuevo inventario en los puntos de venta, los vendedores y almacenistas pueden ver la nueva existencia

Ahora veremos cómo funciona, EL MISMO PROCESO DE COMPRA en un sistema con modelos estandarizados de operaciones del tipo ERP (Enterprise Resource Planning), y compararemos ambos procesos, para que veamos la diferencia

• Se registra un proveedor con sus datos tradicionales para poderle comprar, pero… tiene MÁS DATOS, como: Días de entrega, eficiencia en la entrega, clasificación ABC del proveedor, veremos más adelante para que.
• NO REGISTRA LA FACTURA QUE LLEGA porque se considera una MALA PRÁCTICA HACERLO, en su lugar hace lo siguiente:
• ANTES DE COMPRAR, se le pide al sistema nos proporcione un PEDIDO SUGERIDO DE COMPRA en base a un algoritmo o fórmula basada en regresiones y estadísticas, para pedir de tal manera, que no nos sobre inventariemos pero que tampoco neguemos mercancía a los clientes, porque es tan malo lo uno como lo otro.
• El sistema nos sugerirá comprarle al PROVEEDOR “AAA” (triple “A”), que es el que nos da mejor precio, nos entrega a tiempo y completo, el sistema sabe quién(es) son los mejores proveedores porque cada que le compramos y nos surte… LOS EVALÚA Y CALIFICA, deben traer el costo pactado, surtir a tiempo y completo, si nos manda cosas que no pedimos, si llegó a destiempo, el sistema lo detecta y lo registra, por eso tiene MAS REGISTROS EL PROVEEDOR, para hacer este tipo de evaluaciones y calificaciones
• Una vez que tenemos el pedido sugerido en nuestras manos, evaluamos: ¿Tenemos la liquidez para comprarlo?, ¿debemos comprar más por alguna oferta aún a sabiendas que nos sobre inventariemos?, ¿debemos comprar más porque un cliente nos hizo un pedido extraordinario que el sistema ignora?
• En base a la evaluación, podemos MODIFICAR EL PEDIDO y cambiar los registros sugeridos de acuerdo a nuestros REQUERIMIENTOS
• Finalizado el “REQUERIMIENTO”, lo enviaremos al proveedor, para saber si tiene todo lo que pedimos o no
• El proveedor nos contesta y nos dice lo que puede o no surtirnos, en base a eso, dividiremos nuestro “REQUERIMIENTO” en uno o más, para dirigirlos hacia uno o más proveedores, ajustándonos a las circunstancias.
• Una vez autorizados los REQUERIMIENTOS, se elaboran las ORDENES DE COMPRA A PROVEEDORES, estas órdenes ya van pactadas en cuanto a cantidad de productos, tiempos y costos, NADA SE DEJA AL AZAR NI A LA MEMORIA.
• Pasados los días, cuando llega la mercancía, NO SE CAPTURA LA FACTURA, se toma la orden de compra que hicimos al proveedor, pero con un formato de RECEPCIÓN DE MERCANCÍA. Ahí dice lo que pedimos y trae una columna para palomear si llegó exacto o REGISTRAMOS la diferencia si la hay, se registra también si llegó bien, si llegó AL MISMO COSTO Y SI SE RESPETÓ LO PACTADO EN CANTIDADES Y COSTOS. En base a esto, el sistema LO RE-CALIFICA Y lo reconsidera como “A”, “AA”, “AAA”, “B”, C”, dependiendo de su comportamiento CADA VEZ QUE NOS VENDE Y NOS ENTREGA. De este modo, el proveedor se verá obligado a respetarnos precios, tiempos, calidad de entrega, lo obligamos a que jamás nos meta goles, lo obligamos a ser EFICIENTE.
• Nuestra orden de compra lleva las CANTIDADES Y COSTOS QUE SE PACTARON, si el proveedor se equivocó y entregó cantidades distintas o elevó algunos costos, y la FACTURA del proveedor viene por un monto mayor, el sistema NO LE HACE CASO a lo que viene en la factura del proveedor, sino a NUESTRA ORDEN DE COMPRA, así que, nuestra cantidad a pagar, de contado o de crédito, SERÁ CON NUESTROS IMPORTES (pactados), NO CON LA FACTURA DEL PROVEEDOR, sin estos controles, los proveedores pueden, aun sin proponérselo, cobrarnos de más, y nadie se da cuenta
• Hasta que la recepción se autoriza, se crea un movimiento de entrada que afecta e incrementa el inventario de los productos que llegan (kardex), afecta y recalcula el costo promedio o el tipo de costeo que haya definido, para asignarle un costo contable correcto a cada venta y posteriormente sea sencillo calcular la utilidad bruta para darle el informe
• Pone disponible el nuevo inventario en los puntos de venta, los vendedores y almacenistas pueden ver la nueva existencia

Espero que con esto nos demos cuenta de lo que significan LA CALIDAD DE PROCESOS Y LAS BUENAS PRÁCTICAS COMERCIALES EN LOS SISTEMAS.

Cómo podemos ver, no solo se trata de comprar sistemas de registro, buenos, bonitos y baratos, sino de realmente SISTEMATIZAR nuestras empresas para obtener los ahorros y

beneficios que un buen sistema nos proporcionará.

Por supuesto que no todas las empresas tienen madurez de procesos, y muchas ni siquiera los requieren, porque “les complican la operación en lugar de facilitársela”, eso nos han dicho muchos, muchísimos empresarios PYME, pero una cosa es cierta, si quieren CRECER, abrir sucursales sin tener que estar presentes o poner a un familiar “que heche el ojo” en cada local, pues tienen que SISTEMATIZAR con calidad de procesos, hay miles de empresas que han evolucionado de una administración familiar del estilo “al ojo del amo engorda el caballo” a sistemas del tipo ERP con CALIDAD DE PROCESOS, justamente para CRECER en forma ilimitada y CONTROLADA. Por supuesto, si hablamos de una pequeña tienda, de un negocio que recién empieza, sería una mala idea recomendarle un sistema del tipo ERP, para este tipo de negocios, los POS básicos, o sistemas de registro son más que suficiente.

Espero esta opinión les ayude a elegir lo que REALMENTE NECESITAN.

Redacción por:
Ing. Carlos Villa